秘書として働く派遣社員の仕事とはどのようなものか?

役員のスケジュール調整

働き方が多様化する中で、かつては正社員が務めるのが当然と考えられていた仕事を派遣社員が担うケースも珍しくなくなってきているのですが、その中でも秘書は派遣社員が活躍できる余地のある職種の一つです。秘書の仕事には実に様々なものがありますが、中でも重要なのが担当する役員のスケジュール調整です。多忙な役員ともなると、毎日分刻みでミーティングや出張をこなさなければならない場合も少なくないため、アポイントが重複したり、ミーティングに遅刻するようなことがないように、秘書には細やかなスケジュール調整が求められるのです。

そのためには、普段から社内外の人々と積極的にコミュニケーションをとり、会議などが伸びそうな場合には事前に教えてもらえるようにしておく必要があります。長く同じ職場で勤務している正社員と比べて、派遣社員の場合には社内のネットワークづくりに時間がかかるため、いかにスムーズに環境に慣れることができるかが重要になるわけです。

取引先への手土産の用意

役員が取引先などに訪問する際に持参する手土産を選ぶのも、秘書の重要な役割です。手土産を選ぶ際には、あらかじめ贈る相手の好みを把握しておき、なるべく好きではないようなものを選ばないように気を付けなければなりません。それに加えて、季節性や贈る名目との整合性も重要になってきます。例えば、涼を得られる水羊羹は夏場に贈るのには適していますが、冬場に贈ると季節感がずれているので、受け取った側から微妙な反応をされる恐れがあります。また、お祝い事なのに白黒のデザインのものを贈るようなことも避けた方がよいでしょう。手土産一つとっても、秘書にはこのように細やかな感覚が求められるのです。

秘書の派遣は人手不足のときに役立ちます。スケージュール管理など色々な要望に対応できるので、スムーズに業務を進めることが可能です。